謝亞華
　　隨著計算機技術的廣泛應用，檔案信息化已成為社會發展的客觀要求和檔案事業發展的必然趨勢，電子文件和由其生成的電子檔案將成為檔案人員工作的主要的對象。實施檔案的現代化管理也是一種必然趨勢，檔案管理逐漸由傳統管理方法向新背景下檔案管理方式轉變。
　　電子檔案管理與紙質檔案管理的相比，一是需要及時對電子文件進行信息確認和設置密碼保護，以保障電子文件在處理和傳送中準確無誤，并確保接收部門收到的檔案是真實并且原始的。對于電子檔案的歸檔來講，處理好文件之后可以隨時歸檔，也可以運用定期歸檔的方法，將電子文件生成之后由生成部門經過傳輸的形式移交給檔案管理部門，亦可通過備份的形式交給檔案管理部門。同時，管理檔案部門可給電子檔案編排號碼以及設置訪問權限，方便以后查找利用。二是電子檔案的分類管理，是在收到檔案之后立刻就給接收到的各個文件進行編號，與此同時也會設置好文件的分類號以及檔案號，而且在對電子文件歸檔的時候也會把它的主題詞標出來并著錄。這樣就方便了檔案的查找，只要用戶有所需檔案的文件號碼或者關鍵詞，利用檢索工具就可以很快地找到，這也方便了檔案管理工作人員的管理。三是電子檔案會隨著計算機技術的發展出現多個載體，可能會給電子文件的可讀性帶來一定影響。因此，要盡量使用統一的形式保存，然后根據需要進行恰當的格式轉換，方便以后電子文件的使用。
　　優化電子檔案管理，首先需建立電子檔案管理制度。根據國家的有關規定，可以制定一個詳細的電子文件接收記錄以及電子檔案歸檔制度，明確電子檔案的歸檔范圍。其次，定期對電子文件的信息記錄格式及計算機硬件、軟件的有效性進行檢查，電子檔案的載體采用統一的格式和規格；對于已經歸檔電子文件提供的信息是否準確，有沒有病毒的入侵等進行檢查；對于歸檔電子文件是否是完全的、可靠的進行檢查；與之有關的軟件等是不是已經和電子文件一起歸檔；電子檔案和與之有聯系的紙質檔案內容以及有關解釋說明是否是一樣等等。再次要提高電子檔案管理員的專業能力。電子檔案管理部應當重視和培養管理員的專業素質和能力，提高電子檔案管理水平。電子檔案采用的是先進技術，需要檔案管理人員具有一定的計算機技術知識以及檔案管理知識。在培養電子檔案管理人員時，除了需要培養他們文化素養和提高檔案管理知識之外，還要對他們進行計算機技術培訓。提高電子檔案管理人員的專業能力和素養，不僅培養了一些電子檔案管理人才，還可以使電子檔案管理工作快速發展，讓信息時代的電子檔案服務經濟建設。