為進一步推進移民搬遷檔案的規范化管理,促進移民搬遷檔案工作的科學化、程序化、制度化,不斷提升檔案信息服務水平,山陽縣移民辦從2015年5月初開始,計劃利用40天時間,認真細致整理歸檔2011年至2014年的各類檔案,并對檔案系統內的搬遷戶資料和備案資料進行系統的梳理,為以后準確迅速地查找、利用檔案奠定了基礎。一是統籌安排,實行責任追究。縣移民辦按照市移民辦檔案管理要求,進一步夯實責任,成立信息化檔案資料整理工作領導小組,由移民辦主任任領導小組組長,具體分三小組,各小組長具體負責,要求認真細致的做好資料歸集、整理、裝訂和歸檔工作。嚴禁工程項目資料和戶源信息資料丟失流失;嚴禁篡改、涂改檔案資料,實行“誰整理誰負責”的責任追究。二是細致收集整理,科學分類歸檔。檔案整理過程中,移民辦聘請檔案局檔案老師進行現場指導,安排專人分組對2011-2014年所有檔案依據年度、鎮辦、安置點、搬遷戶、備案資料等歸檔類別進行收集、整理,并進行目錄編制,裝訂成冊,放入檔案室存放。同時對2011-2014年漏歸的檔案進行分類歸檔。三是及時錄入信息,方便調閱查找。將歸檔文件按年度、鎮辦、安置點、搬遷戶、備案資料依次編號,及時錄入檔案系統,同時為方便查找,將文件中重要的關鍵詞錄入系統對應的備注中。經過完善,現在可以從5個大類進行快速搜尋,2分鐘查找到安置點檔案,3分鐘查找到移民戶檔案,真正做到檔案查閱快捷方便。四是系統梳理檔案,提高利用效率。根據省、市移民辦要求,縣移民辦對原有的檔案系統進行了更換升級。這次檔案整理工作也對檔案系統中原有的檔案進行了系統的梳理,重點核對信息庫中的年度、鎮辦、安置點、搬遷戶、備案資料編號等與庫房存放是否一致,確保信息庫中的檔案數據準確無誤。